Упрощение процесса оформления электронных счетов-фактур: как Бизнес-помощник меняет правила игры для бизнеса

Введение

Введение Электронных-счетов фактур (ЭСФ) стало значительной проблемой для казахстанских предпринимателей и бухгалтеров. Однако для пользователей Бизнес-помощника процедура выписки ЭСФ не представляет сложности. Выписка ЭСФ возможна напрямую из личного кабинета Бизнес-помощника, а ее импорт в систему ИС ЭСФ не занимает много времени. В данной инструкции описан процесс выписки ЭСФ в системе Бизнес-помощника.

Создание ЭСФ в Бизнес-помощнике

Для отправки ЭСФ в Бизнес-помощнике на портал ИС ЭСФ необходимо:

1. Авторизоваться в Бизнес-помощнике.
2. Убедиться в правильности заполнения реквизитов (ваших и контрагента) в разделах «Мои реквизиты» и «Контрагенты».
3. В главном меню выбрать раздел «Бухгалтерия», «Документы», «Продажа», «Счета на оплату», нажать «Создать счет на оплату».
4. Создать «Счет на оплату», заполнив необходимые поля и указав в реестре товары или услуги.
5. Если номенклатура товаров и услуг ранее не была введена и список для выбора пуст, можно добавить нужный товар сразу из формы счета на оплату, нажав «Добавить номенклатуру».
6. В форме добавления номенклатуры нужно выбрать, что именно вы реализуете (товар, услугу или материал), а затем заполнить необходимые поля и нажать «Сохранить».
7. После сохранения номенклатуры она автоматически подтянется в счет на оплату. Необходимо будет заполнить недостающую информацию (такую, как Цена, Количество, Скидка, Ставка НДС и т.д.) и нажать «Сохранить».
8. После сохранения сформируется счет на оплату, который можно изменить, копировать, отправить покупателю и т.д.
9. Далее нужно создать сопроводительные документы к Счету – Накладную (если реализуется товар или материал) или Акт выполненных работ (если реализуется работа или услуга). Эти документы заполняются автоматически, если в операции присутствует Счет на оплату. Если же Счета нет, тогда реестр товаров или услуг заполняется в Накладной и (или) Акте выполненных работ соответственно. Для этого необходимо перейти в раздел «Бухгалтерия», «Документы», «Продажа» и нажать «Новая продажа».
10. Обратите внимание, что сервис автоматически проверяет, есть ли в системе данные о нужном количестве товара, планируемого к отгрузке. Если нужный товар на склад в систему не заведен, его нужно ввести (либо отключить функцию контроля остатков). После этого документ будет проведен.
11. После того, как документ будет проведен автоматически сформируется Накладная на отпуск запасов на сторону или Акт выполненных работ. Их также можно изменить, отправить покупателю, распечатать и т.д.
12. Нажатием на стрелку «В реестр» вы вернетесь в реестр «Продаж» на реализацию. Сформированная накладная будет отражена в списке накладных. Справа от нее можно увидеть список связанных документов. Там же можно сформировать СФ и ЭСФ к Накладной или ЭАВР к Акту выполненных работ.
13. Нажав на «+» под СФ вы автоматически сформируете Счет-фактуру. Сохранить ее в системе можно нажатием на кнопку «Добавить документ».
14. После того как Счет-фактура заполнена, открывается возможность создания ЭСФ. Кликайте на «+» справа от формы или возвращайтесь в реестр СФ, чтобы создать документ оттуда.
15. Как видим, в реестре счетов-фактур появился новый СФ.
16. Если перейти в подраздел «Продажи», то в связанных документах также будет отражено в виде зеленой галочки, что и счет и СФ к данной продаже сформированы. Чтобы создать ЭСФ нужно нажать на «+» под столбцом «ЭСФ».
17. При нажатии на «+» откроется форма ЭСФ, сформировать которую можно с помощью кнопки «Добавить документ».
18. Откроется черновик «Выписанной основной ЭСФ». Документ можно отправить сразу в ИС ЭСФ с помощью соответствующей кнопки.

Таким образом, создание ЭСФ в Бизнес-помощнике является несложным и быстрым процессом. Документы формируются автоматически. Главное – изначально верно заполнить реквизиты свои и контрагента и ввести в сервис данные об остатках на складе. Можно выписывать ЭСФ и без включения функции контроля остатков, но рекомендуется пользоваться этой функцией, чтобы следить за движением товаров на складе.

Импорт ЭСФ в ИС ЭСФ

Созданную в Бизнес-помощнике ЭСФ необходимо импортировать в ИС ЭСФ.

Если вы отправляете ЭСФ из Бизнес-помощника в ИС ЭСФ в первый раз, то при нажатии на кнопку «Начать сессию в ИС ЭСФ» система запросит данные для подключения к ИС ЭСФ. Для этого необходимо ввести пароль от входа на портал ЭСФ.

Если вы не зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, то следует предварительно зарегистрироваться на портале ИС ЭСФ, перейдя по ссылке www.esf.gov.kz. О том, как это сделать, инструкция ниже.

Если вы ранее уже были зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, необходимо ввести пароль от кабинета ИС ЭСФ для авторизации и кликнуть на кнопку «Подключить». После ввода пароля необходимо подтвердить запрос с помощью NCALayer. Для этого потребуется выбрать файл ЭЦП и ввести пароль от вашего файла ЭЦП. После выполнения запроса система проверит пароль и создаст интеграцию с ИС ЭСФ.

После создания интеграции у вас появится блок с информацией о наличии активной сессии. Активная сессия позволяет работать с ИС ЭСФ до 23:59 текущего дня. Вы можете отслеживать наличие активной сессии с ИС ЭСФ в верхней части веб-сайта.

После подключения к ИС ЭСФ можно перейти к отправке ЭСФ. Для этого необходимо в открытом окне с ЭСФ нажать на кнопку «Отправить», подписать отправку ЭЦП, после чего система выдаст уведомление о том, что ЭСФ успешно отправлена в ИС ЭСФ.

Статус вашего ЭСФ можно увидеть справа от печатной формы (черновик, доставлен и т.д.). Статус можно обновить нажав на синий значок обновления. После того, как ЭСФ будет успешно принят сервером ИС ЭСФ, ему будет присвоен уникальный регистрационный номер. В случае ошибки вы также можете отозвать ЭСФ, воспользовавшись соответствующей кнопкой «Отозвать».

Обновить статусы всех ранее выписанных ЭСФ можно, открыв журнал ЭСФ во вкладке «Продажа» → «ЭСФ» и нажав соответствующую кнопку - «Обновить статусы».

Также подключиться к порталу ИС ЭСФ можно без создания документов в разделе «Мои реквизиты», а просто перейдя в подраздел «Интеграции», точно таким же образом введя пароль к кабинету ИС ЭСФ и подписать запрос с помощью ЭЦП.

После ведения паролей статус сменится с «Не подключен» на «Подключен».

После этого можно отправить ранее созданные черновики ЭСФ из журнала ЭСФ (раздел «Продажа и покупка»).

Таким образом, импорт ЭСФ из Бизнес-помощника в ИС ЭСФ является несложной процедурой, максимально автоматизированной. Интуитивно понятный интерфейс позволяет легко разобраться в процессе отправки даже новичку.